Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore parfois appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise.
C’est très souvent le chef d’orchestre de la gestion d’entreprise. Posséder un ERP et souhaiter ouvrir un site de e-commerce relève souvent du casse-tête. L’interfaçage est essentiel et doit être mener à bien sous peine d’essuyer de nombreux écueils.
Pour interfacer votre site avec un ERP , il est recommandé de suivre ces étapes
- Évaluation des besoins : Identifiez les fonctionnalités spécifiques que vous souhaitez intégrer entre votre site et votre ERP. Cela peut inclure la synchronisation des commandes, des stocks, des informations client, des factures, des prix etc.
Il faut bien réfléchir aux envois et aux réception des données, aux données vraiment importantes à interfacer et celles négligeables - La compatibilité de l’ERP : Assurez-vous que votre ERP dispose des fonctionnalités d’intégration nécessaires et qu’il est compatible avec les technologies utilisées sur votre site. Il est courant d’avoir des ERPs très anciens dans les entreprises qui n’ont pas été prévus pour échanger des données avec des services tiers.
- Développement des échanges : C’est la clé de voûte pour la bonne communication entre l’ERP et le site, on parle souvent d’interface ou interfaçage. Selon les cas, cela peut nécessiter le développement d’une API personnalisée, l’utilisation d’API existantes fournies par l’ERP ou l’implémentation de connecteurs spécifiques fournis par le CMS utilisé (Prestashop par exemple).
- Synchronisation des données : Déterminez quelles données doivent être synchronisées entre votre site et votre ERP. Cela peut inclure les produits, les commandes, les clients, les stocks, etc… Il faudra s’assurer que les données sont transférées de manière sécurisée et fiable entre les deux systèmes. Il est essentiel également de déterminer qui est maitre des données, les prix de l’ERP feront toujours foi par exemple alors que c’est le site de vente en ligne qui aura les données clients (comme une adresse de livraison par exemple) les plus fiables
- Tests et validation : Il faudra bien entendu effectuer des tests approfondis pour s’assurer que l’interface fonctionne correctement. Vérifier que les données sont correctement synchronisées et que les transactions entre votre site et votre ERP se déroulent sans problème. Il faut bien imaginer tous les cas et les scénarios possibles les plus rares soient ils.
- Formation et suivi : Formez votre équipe à l’utilisation de l’interface entre le site et l’ERP. Assurez-vous que le personnel chargé de la gestion du site et de l’ERP comprend comment utiliser et résoudre les éventuels problèmes liés à l’interface. Il est classique d’avoir des problématiques de compréhension dans ce genre de cas « pourquoi le prix n’est pas à jour sur le site ? pourquoi cette commande n’est pas présente dans l’ERP ? etc.. »
- Maintenance et évolution continue : Assurez-vous de surveiller régulièrement l’interface pour détecter d’éventuels problèmes ou incohérences. Effectuez les mises à jour nécessaires pour maintenir l’interface à jour avec les évolutions de votre site ou de votre ERP.
Enfin, il faut penser désormais le système d’information comme un tout et bien anticiper les évolutions de part et d’autre.
Il est recommandé de travailler en étroite collaboration avec des experts en développement web et en ERP pour s’assurer que l’interface est bien conçue, sécurisée et répond à vos besoins spécifiques.
Chez SFI, nous avons très régulièrement à accompagner nos clients lors d’une création ou refonte de site sur les interfaçages d’ERP.